Quatre façons de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus, même si vous ne travaillez pas dans un bureau traditionnel.

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Une grande partie du pays a commencé à rouvrir après une longue période de verrouillage. Par conséquent, de nombreuses entreprises accélèrent déjà leurs opérations, y compris le processus d’embauche. Un certain nombre d’entreprises ont besoin d’embaucher rapidement des personnes pour répondre à la demande.

Pourtant, la crise sanitaire actuelle constituant une menace permanente, comment pouvez-vous embarquer en toute sécurité de nouveaux employés d’une manière consciente des risques, sans mettre en danger la santé et le bien-être des employés actuels ou nouveaux?

La réponse globale consiste à mettre à jour ou à adopter un ensemble d’outils et de politiques, y compris des procédures d’embauche et d’intégration qui allient l’utilisation stratégique de la technologie à l’expérience et aux compétences du personnel existant. Utilisez les conseils suivants comme cadre, mais assurez-vous d’adapter ce cadre à l’ensemble unique de besoins et d’objectifs de votre entreprise.

1. Restez flexible

Une fois que vous avez sélectionné un candidat pour le poste, vous devrez toujours fournir une formation adéquate pour la nouvelle recrue et vous assurer que tous les documents requis sont remplis et classés correctement. Vous voudrez probablement aussi organiser une sorte de relation de mentor pour aider votre nouvel employé à s’acclimater à la culture et à l’environnement de l’entreprise.

Vos délais normaux pour intégrer de nouveaux employés seront presque certainement prolongés maintenant, grâce aux réalités pratiques de la vie. C’est pourquoi il est important de reconnaître les défis supplémentaires auxquels vous serez confronté dans ce processus et de prévoir du temps supplémentaire pour répondre à ces défis.

Profitez-en dès maintenant pour examiner vos processus d’intégration, ce qui peut être une perspective complexe et intimidante pour de nouvelles recrues, même dans le meilleur des cas. Si une activité spécifique rapporte peu de valeur à la nouvelle embauche ou à l’entreprise, lancez-la. Concentrez-vous plutôt que sur les tâches qui aident les nouveaux employés à se sentir plus à l’aise et à se familiariser avec leurs nouveaux collègues et la culture d’entreprise.

2. Faites bon usage de la technologie

La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser la même technologie qui rend le travail à distance possible pour accueillir vos nouveaux employés et les aider à démarrer. Utilisez le premier jour ou deux pour aider votre nouvelle recrue à installer et à utiliser le logiciel requis.

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Une utilisation simple de la technologie dans le contexte de l’intégration consiste à numériser tous les documents requis et à les envoyer par e-mail. Vous pouvez également utiliser le formatage PDF pour créer un manuel de l’employé numérique qui peut être partagé par e-mail ou via des applications de partage de fichiers sécurisées. Intégrez des outils numériques comme DocuSign pour aider les employés à simplifier l’exécution de la documentation juridique et à économiser du papier.

L’un des moyens les plus importants de tirer parti de cette technologie en matière d’intégration est de planifier des réunions face à face précoces et régulières via des appels de visioconférence. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion avec le personnel clé de votre service des ressources humaines pour passer en revue les documents que la nouvelle embauche doit remplir. Un appel vidéo du mentor ou du guide des pairs du nouvel employé pour faire des présentations et permettre à chaque participant de se connaître un peu est une autre excellente utilisation de la technologie de vidéoconférence.

3. Utilisez un LMS pour la formation initiale

Un LMS – ou système de gestion de l’apprentissage – est une application numérique conçue pour gérer l’administration, la prestation et l’analyse des programmes et des cours de formation ou d’enseignement. Vous pouvez trouver de nombreuses plates-formes LMS open source, telles que Moodle et Chamilo, ou vous pouvez utiliser l’un des nombreux fournisseurs LMS basés sur le cloud. Recherchez un fournisseur soucieux de la sécurité qui offre une assistance client 24h / 24 et d’excellentes critiques d’utilisateurs indépendants.

La conformité SCORM est également importante. Il signifie «Sharable Content Object Reference Model» et est un ensemble de directives pour les différentes parties d’un LMS. La conformité avec SCORM signifie que votre LMS est bien conçu et codé, sécurisé et efficace.

Vous devrez créer le contenu de votre cours de formation, puis le télécharger sur la plate-forme utilisateur et attribuer des privilèges à des utilisateurs spécifiques, tels que les nouveaux employés. C’est aussi une bonne idée de tester le contenu et le déroulement du cours en laissant les employés actuels expérimentés parcourir la séquence et analyser les résultats.

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4. Restez personnel et social

Dans le cadre normal des événements d’intégration, votre entreprise donnera probablement aux nouveaux employés l’occasion de rencontrer et de socialiser avec les dirigeants de l’entreprise et les membres de leur propre équipe en dehors du travail. Organisez des visioconférences en ligne et des heures sociales en petits groupes pour permettre à votre nouvelle recrue de commencer le processus d’adaptation à sa nouvelle famille de travail.

Ces types d’activités amusantes à faible attente peuvent aider les nouveaux membres de l’équipe à se sentir plus à l’aise et à réduire l’anxiété naturelle que tout nouvel arrivant est susceptible de ressentir au cours des premiers jours de travail. Ils servent également un autre objectif essentiel: la transparence. Présenter les nouveaux employés aux dirigeants de l’entreprise au début du processus d’intégration permet de clarifier et de guider vos objectifs et votre orientation générale. Cela aide les nouveaux travailleurs à trouver leur place dans la plus grande «machine» des opérations de l’entreprise. Il renforce également le concept de «chaîne de commandement» pour l’entreprise, permettant aux travailleurs de savoir à qui s’adresser en cas d’urgence.